O modo de organização interna de cada negócio é fundamental para seu sucesso, independente da sua área de atuação. Mais que um organograma de funções, ou modelo de controle de gastos, tratar desse tema é algo sensivelmente mais profundo.
Definir a organização interna de seu negócio é uma das primeiras e mais difíceis decisões que o empresário deverá tomar. Equilibrar um sistema rígido, para não sucumbir à primeira dificuldade, e ao mesmo tempo maleável, para se adaptar a novas realidades, é o grande desafio.
Para além de estabelecer funções, deve-se considerar a organização interna como o principal instrumento de difusão dos valores do seu negócio entre seus colaboradores, criando, assim, uma cultura organizacional que será capaz de manter a direção do barco mesmo nas piores tempestades.
Definidos os valores do seu negócio, o primeiro esboço desse sistema de organização necessariamente deverá levar em consideração a equipe que se tem ao iniciar a caminhada. Analisar individualmente as características de cada colaborador/sócio será fundamental para definir quais serão suas atribuições dentro da estrutura que está se criando. Neste primeiro momento, o acúmulo de funções/atribuições, principalmente entre os sócios, é algo que deve ser visto com naturalidade.
À medida que sua empresa for se desenvolvendo, porém, novos colaboradores passarão a integrar a equipe, seja para atender a uma demanda já existente, que antes era acumulada por outro colaborador, ou para auxiliar no desenvolvimento de outra frente de negócio.
Para a caminhada sadia, é crucial que esses novos colaboradores estejam alinhados com a cultura da empresa, cujos valores precisam ser demonstrados diariamente pelos líderes e cujo desenvolvimento requer uma organização interna bem definida.
Para ficar mais claro, darei um exemplo pessoal.
Iniciamos nosso escritório com dois sócios. Sem estagiários, secretárias ou associados. Dois sócios que, efetivamente, representavam 100% do material humano do escritório.
Como eu disse em texto anterior, considero que são três os fatores fundamentais para o crescimento sustentável de um escritório: (i) organização interna, (ii) captação de clientes e (iii) qualidade técnica.
Assim, como a qualidade técnica é pressuposto a ser desenvolvido individualmente, definimos que um sócio seria responsável pela captação de clientes (análise de mercado, definição de estratégias de captação, comparecimento a eventos, realização de reuniões) e o outro pela organização interna do escritório (controle de finanças, controle de suprimentos, relação com prestadores de serviços, controle de prazos processuais). As características de cada sócio foram fundamentais para definirmos essas atribuições.
Assim, além do trabalho jurídico em si (elaboração de petições, realização de audiências, análise de contratos), cada sócio ficou responsável por uma série de outras atribuições, nem sempre relacionadas ao exercício tradicional da advocacia, mas fundamentais à saúde e ao desenvolvimento do escritório.
À medida que o escritório cresça, então, será natural que algumas atribuições sejam repassadas para um associado, de modo que o sócio passe a uma função de revisor. Futuramente, a ideia é que aquele associado passe a ser o revisor, o sócio passe a gestor e assim se prossiga num escalonamento de atribuições muito bem definidas, onde cada um saiba das suas responsabilidades e consiga mensurar a importância do seu trabalho no cenário completo.
Para manter a unidade e harmonia desse sistema, os valores de nosso escritório, que estão impressos em nosso Código de Ética e Conduta, são demonstrados diariamente pelos sócios e associados aos demais membros da equipe.
Perceba: criar um modelo organizacional envolve uma análise do presente (do capital humano que se tem) e do futuro (do capital humano que se pretende ter).
A ideia é preparar o estagiário/trainee para ser o capital humano do futuro, que irá se encaixar perfeitamente no modelo organizacional já difundido a ele durante seu treinamento. Caso a demanda requeira contratações imediatas, no entanto, é preciso que o modelo organizacional seja bem definido o suficiente para a melhor adaptação das peças trazidas do mercado.
Tudo isso é facilitado quando as regras internas e os critérios para o desenvolvimento de carreira dentro do escritório estão claros, positivados em um Plano de Carreira que é religiosamente obedecido.
Percebam, para que essa estrutura funcione é essencial que se consiga criar uma cultura organizacional forte o suficiente para que todos tenham consciência e estejam motivados sobre a sua importância para o funcionamento da engrenagem.
É natural que, em determinados momentos, alguns trabalhem muito mais que outros (em horas), sem que isso represente um ganho financeiro imediato. Nessas situações, é a confiança de que o sistema criado levará ao alcance metas traçadas que irá manter a harmonia na equipe; daí a importância em seguir as regras criadas, especialmente aquelas relacionadas a progressão de carreira e remuneração.
Ao empreendedor, qualquer que seja a sua área, cabe aplicar, dia após dia, os valores de seu negócio. Com o tempo, essa disciplina irá criar a cultura organizacional que irá manter sua equipe confiante, unida, empolgada e rumando para direção escolhida.
É essencial que ele assuma verdadeiramente a condição de líder, sendo espelho e inspiração para todos os demais; que faça cumprir as normas internas criadas e que tenha humildade para ceder o lugar de chefe caso isso represente o melhor para o time.
